1. Verantwortlicher
ProAct Agency
Homberger Str. 16
40882 Ratingen
Deutschland
Inhaber: Marcus Ohmann
E-Mail: info@proact-agency.com
2. Hosting und E-Mail-Infrastruktur durch STRATO
Diese Website und die zugehörigen Datenbanken werden bei STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland, betrieben.
STRATO verarbeitet im Rahmen der technischen Bereitstellung insbesondere Verbindungs-, Nutzungs-, Meta- und Kommunikationsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und effizienten Betrieb der Website. Soweit Hosting- oder Kommunikationsvorgänge zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags erforderlich sind, gilt zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Mit STRATO besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Vereinbarung wird intern aufbewahrt und nicht öffentlich bereitgestellt.
3. Server-Logfiles
Bei jedem Aufruf können IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Datei, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser, Betriebssystem und Provider verarbeitet werden. Die Verarbeitung dient der Auslieferung, Fehleranalyse und Abwehr von Angriffen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
STRATO gibt an, IP-Adressen zur Erkennung und Abwehr von Angriffen höchstens sieben Tage zu speichern. Soweit Daten zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden, können sie bis zur abschließenden Klärung aufbewahrt werden.
4. Kontaktformular und E-Mail-Anfragen
Bei einer Kontaktaufnahme verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen oder Künstlername, ausgewählte Leistung, Budgetrahmen und Nachricht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage der Vertragsanbahnung oder Vertragsdurchführung dient; andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Antworten auf Projektanfragen können direkt aus dem geschützten Adminbereich per E-Mail versandt werden. Dabei werden Empfängeradresse, Betreff, Antworttext und technische Zustelldaten über die E-Mail-Infrastruktur des Webspace-Anbieters und den Mailanbieter der empfangenden Person verarbeitet. Gesendete Antworten können zusammen mit der Anfrage als Kommunikationsverlauf gespeichert werden.
Anfragen werden grundsätzlich spätestens 12 Monate nach Abschluss der Kommunikation gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
5. Community-Konto, Registrierung und Mindestalter
Die ProAct Community richtet sich an Personen ab 16 Jahren. Bei der Registrierung wird eine ausdrückliche Bestätigung des Mindestalters verlangt. Ein Geburtsdatum wird nicht erhoben. Gespeichert werden Benutzername, Anzeigename, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Registrierungs- und Bestätigungszeitpunkte, Kontostatus, die akzeptierte Fassung der Nutzungsbedingungen, freiwillige Profilangaben und eine gehashte technische Kennung zur Missbrauchsabwehr.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Schutzmaßnahmen gegen Spam, Mehrfachkonten und Angriffe beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Kontodaten werden bis zur Löschung oder Anonymisierung des Kontos gespeichert, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder erforderlichen Nachweise erheblicher Regelverstöße entgegenstehen.
6. Forum, Profile und Suchmaschinen
Themen, Beiträge, Reaktionen, Profilinformationen und Anzeigenamen können für Besucher der Community sichtbar sein. Die Community- und Forenseiten werden jedoch mit noindex, nofollow, noarchive und nosnippet gekennzeichnet und nicht in der Sitemap aufgeführt. Suchmaschinen, die diese Standards beachten, sollen die Inhalte daher nicht in ihren Ergebnissen anzeigen.
Ein vollständiger Schutz vor nicht regelkonformen Suchdiensten, externen Screenshots, Zitaten oder vorübergehenden Zwischenspeichern kann technisch nicht garantiert werden. Mitglieder dürfen deshalb keine vertraulichen Informationen oder personenbezogenen Daten Dritter ohne Berechtigung veröffentlichen.
Bei einer Kontolöschung können Beiträge gelöscht oder zur Erhaltung nachvollziehbarer Diskussionen anonymisiert werden. Gemeldete Inhalte und Moderationsnachweise können für die Dauer der Prüfung und erforderlichen Rechtsverteidigung gesichert bleiben.
7. Supportchat, Benachrichtigungen und technische E-Mails
Im Supportbereich verarbeiten wir Betreff, Nachrichten, Status, Zeitpunkte und Kontozuordnung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO oder, bei allgemeinen Service- und Sicherheitsanliegen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Technisch erforderliche E-Mails umfassen insbesondere Bestätigungs-, Sicherheits- und Passwort-Rücksetzlinks.
Geschlossene Supportverläufe werden grundsätzlich spätestens 12 Monate nach Abschluss gelöscht, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Gründe für eine längere Speicherung bestehen.
8. Meldungen rechtswidriger Inhalte und Moderationsbeschwerden
Über das elektronische Meldeverfahren können auch nicht registrierte Personen konkrete Inhalte melden. Dabei verarbeiten wir insbesondere die betroffene URL, eine rechtliche Begründung, die Erklärung guten Glaubens, Kontaktangaben, Bearbeitungsstatus, Entscheidung und Zeitpunkte. Bei den gesetzlich vorgesehenen besonders sensiblen Meldungen können Kontaktangaben entfallen.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den Pflichten aus der Verordnung (EU) 2022/2065 sowie ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Rechtsverteidigung und zum Schutz der Community. Beschwerdedaten werden grundsätzlich drei Jahre nach Abschluss gelöscht, sofern kein Rechtsstreit oder eine gesetzliche Pflicht eine längere Aufbewahrung erfordert.
9. Empfänger, Administratoren und Drittlandübermittlungen
Zugriff erhalten nur Personen, die ihn für Betrieb, Support, Moderation oder rechtliche Prüfung benötigen. Empfängerkategorien sind insbesondere ProAct-Administratoren und Moderatoren, STRATO als Hosting- und gegebenenfalls E-Mail-Dienstleister sowie Behörden oder Rechtsberater, wenn eine gesetzliche Verpflichtung oder Rechtsverteidigung dies erfordert.
Eine gezielte Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums ist mit der aktuellen technischen Ausgestaltung nicht vorgesehen.
10. Pflicht zur Bereitstellung und Folgen der Nichtbereitstellung
Pflichtfelder im Kontaktformular sind erforderlich, um die Anfrage zu beantworten. Pflichtfelder bei der Registrierung sind erforderlich, um ein Konto einzurichten und abzusichern. Ohne diese Angaben kann die jeweilige Anfrage nicht bearbeitet beziehungsweise kein Community-Konto erstellt werden. Freiwillige Profilangaben können leer bleiben.
12. Keine automatisierten Entscheidungen und kein Profiling
Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO und kein Profiling statt. Moderationsentscheidungen werden durch Menschen geprüft. Das Forum verwendet kein personalisiertes Empfehlungssystem.
13. Ihre Rechte und Beschwerderecht
Sie haben nach den gesetzlichen Voraussetzungen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, soweit eine Verarbeitung ausnahmsweise auf Einwilligung beruht.
Zuständige Aufsichtsbehörde ist insbesondere:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
14. Sicherheit und Aktualisierung
Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein. Die Website ist ausschließlich über HTTPS zu betreiben. Sicherheitsmaßnahmen und diese Datenschutzerklärung werden angepasst, wenn sich Technik, Dienste oder rechtliche Anforderungen ändern.
Stand: 27. Juli 2026